郑州商学校档案管理办法

 

第一章  总则

第一条  为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在党政管理、教学、科研等活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案实行集中统一管理，确保完整、准确、学院统和安全，便于有效利用。

第四条 学校各单位和个人应当遵守本办法，并有收集、保护档案和利用开放档案的权利和义务。

第二章　机构设置与基本任务

第五条 学校设立档案室，对学校档案实行集中统一管理。

第六条 学校各行政、教学等一级单位必须明确一名负责人分管本单位档案工作，主要负责本单位档案的收集保管和移交归档等工作。

第七条 档案室的基本任务：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制订学校档案工作的规划和规章制度，并组织实施；

（二）统一管理学校档案工作，根据国家有关规定和标准，结合学校实际情况，制定学校档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则，负责接收（征集）、整理、组卷、鉴定、统计、保管、开放和利用学校各类档案和有关资料；

（三）保守机密，确保档案的完整和安全，做好档案保护工作,延长档案使用寿命；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）应健全学校档案管理网络，开展学校专（兼）职档案工作人员的业务培训；

（八）参加档案工作学术研究和交流活动；

（九）完成上级部门和学校领导交办的其他任务。

第三章　收集与归档

第八条 学校各行政、教学等一级单位应加强对本部门档案工作的领导，把部门档案工作纳入管理制度和有关人员的岗位职责，以保证文件材料归档的完整准确，并定期向档案室移交。

第九条 学校各行政、教学等一级单位的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作的同时，要布置、检查、验收、总结档案工作。

第十条　各单位档案管理员应当按照规定及时归档，应归档的文件材料不得据为己有，不得擅自销毁，以便维护学校历史记录的完整性。

第十一条 各单位档案管理员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料整理，制作卷内目录，交本部门档案管理员检查合格后向档案室移交。

第十二条 对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第十三条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，电子文件应符合有关规范和标准的要求。

第十四条　归档时间为：

（一）各行政、教学等一级单位应在每学期初归档上一学期档案材料。

（二）重大事件产生的相关材料，应在事件结束后及时归档。

第十五条 档案室接收档案时，须履行移交手续，根据移交清单，与移交人共同核对清点，符合要求并核对无误后，方可办理移交登记手续。

第四章　档案管理

第十六条 档案室应按照教育部的有关规定，制订本校的档案实体分类方案，以便于保管和方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列。

第十七条 档案室应定期做好档案鉴定工作，对保管期限已满、已失去保存价值的档案，要组织有关部门进行鉴定，凡需要销毁的档案，经鉴定后，必须登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第十八条  档案室应做好档案安全与保密工作，凡涉及到学校机密和专利的档案，不得对外开放。对于要求查阅、摘录、复制档案，须经有关部门同意，按规定办理借、查阅手续。

第十九条 档案室应做好档案保护工作。档案库房应具有防潮湿、防高温、防盗、防火、防霉变、防虫、防鼠、防强光等措施，并不断改进档案保护技术，及时修补、修复、延长档案的寿命。

第五章　档案调阅

第二十条  档案资料属于学校内部限级文件，未经许可不得调阅、外借、外传。

第二十一条  各单位因工作需要调阅档案，需办理“郑州商学校档案调（查）阅申请单”（详见附件）。

第二十二条  借阅档案者，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，应当遵守国家保密规定，不得擅自摘录、复制或泄漏档案内容。

第二十三条  借阅档案期限不得超过3天，按时归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十四条  档案管理人员，对归还的档案应详细检查，核对无误后，办理注销。如发现有损坏，丢失等情况，应立即追查，并报有关部门及时查处。

第六章　奖励与处罚

第二十五条 学校应对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第二十六条　有下列行为之一的，学校应当视情节严重，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员酌情处理。

（一）损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）涂改、伪造档案的；

（三）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章　附　则

第二十七条　本办法适用于学校各行政、教学单位。

第二十八条　本办法由学校档案室负责解释。

第二十九条　本办法自公布之日起施行。