郑州商学院公文处理办法

【2007年6月5日成办字[0014]号订】

【2013年10月9日院办纪字[09]号修订】

第一章  总  则

第一条  为使学校公文的处理工作规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）的相关规定，结合我校实际，制定本处理办法（以下简称办法）。

第二条  本办法适用于学校各部门、院（部）公文书及业务卷的处理工作。

第三条  凡本校及各部门对内外往来文件及业务签呈等统称为公文书；学生学籍、成绩、考卷、各业务表册、纪录、活动案卷、合同、协议书、工程图纸等统称为业务卷。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学校公文处理工作实行统一领导、分级管理。校长办公室（以下简称校办）是学校公文处理的管理机构。学校各部门、院（部）均应有文秘人员具体负责相关工作。

第二章  公文种类

第六条  我校公文种类有

(一) 决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二) 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

(三) 公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

(四) 公告。适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。

(五) 通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(六) 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(七) 通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(八) 通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(九) 报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

(十) 请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十一) 批复。适用于答复下级部门请示事项。

(十二) 函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十三) 纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一） 发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（二） 签发人。上行文应当标注签发人姓名（校长）。

（三） 标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（四） 主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（五） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（六） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（七） 发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（八） 成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（九） 印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

（十） 附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十一） 印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十二） 页码。公文页数顺序号。

第四章  行文规则

第八条  本校发文应明确文别，不可错用：

(一) 上行文：使用“请示”、“报告”……等；

(二) 平行文：使用“通知”、“函”、“书函”……等；

(三) 下行文：使用“命令”、“令”、“指令”、“决定”、“决议”、“布告”、“公告”、“通告”、“通知”、“通报”、“批复”……等。

第九条  学校发文各单位或个人，均须由校办秘书科统一作业，并以红头文件印发。文号编列为成字﹝  ﹞×××号，自1号始。

第十条  学校或者部门需要对校外平行机关或者上级机关发文时，签发人均为校长，落款统一为威尼斯886699，印学校章。

第十一条  学校与部门发文作业流程如下：

主办单位承办人拟稿——主办单位主管核稿——校办主任核稿——转由秘书科缮印样稿并制作处理签——呈校领导核准签发——缮印室复印——用印（学校章）——留存两份，其余交还主办单位封发。

第五章  公文办理

第十二条　公文办理包括收文办理和发文办理。

第十三条  收文办理的主要程序是：

（一） 签收。校外单位主送本校（含本校各部门）的任何文件均须经校长办公室统一签收、登记、审核并组织运转；有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级单位文件，送交校长办公室运转。校长办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。来文因分文封上未注明为密件，经拆封后始发现为密件，应送校长办公室签收。如文件属机密文件，或书名校领导亲启（密启）的函件，分送校领导办公室签收。

（二） 登记。凡文件到校，校长办公室应对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。分送各部门收发人员签收。

（三） 审核。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四） 批办。阅知性公文由校长办公室主任根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围；凡标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由校长办公室主任按照工作分工和业务职能，批请学校领导阅示或相关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文，应送学校主要领导；属于某一方面工作的公文，应送分管校领导。属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。

（五） 传阅。根据学校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。根据校长办公室主任签批意见和工作需要，秘书科人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。除特殊情况外，学校领导不受理未经校长办公室呈送的公文。

（六） 催办。学校公文的检查、催办工作由校办负责，各单位文秘人员对本单位办理的公文亦应进行经常性的检查、催办，防止漏办或延误。凡属请示性的公文，一般1个工作日催办1次，力争5个工作日内办完和答复，因特殊原因5个工作日内不能办完的应向报文单位和学校主管领导说明情况。紧急公文随到随办，一般1个工作日内办结。

（七） 答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十四条  发文办理是指公文拟稿、会稿、审核、会签和签发、 登记编号、复核、印制、用印、分发、归档等一学院列过程。发文办理主要程序是：

（一）拟稿。学校综合性重要公文，有牵头单位负责拟稿，相关单位配合，必要时可由校办组织拟稿；各行政、党务部门，院（部）日常业务性、专业性公文，由本单位拟稿。重要公文应当由单位主管或者副主管亲自或者主持起草。公文拟稿应遵循以下原则：

1．符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文 意图，并同现行有关公文相衔接。

2.坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策、措施 和办法切实可行；对公文内容涉及师生利益和敏感事项，应当深入 调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

3.观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精练。

（二）会稿。由主办单位负责完成。拟制公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商会稿，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位应积极协调，仍不能取得一致时，主办单位可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位完成会稿流程后报请学校协调或审定。

（三）审核。公文文稿由校长办公室进行审核。审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

3.涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

5.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

6.公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

7.经审核不宜制发的公文文稿，校长办公室将予以退回；对于不符合办文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿，校长办公室将退回拟文单位重拟；校长办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，校长办公室提出意见，由拟文单位修改后重新报送。

（四）会签和签发。以学校名义印发的公文，经主办单位主管审核同意后，提交至校办主任审核。未经单位主管审核签字的文稿，不得由拟稿人直接交校办主任审核。严禁越级直接将文稿送校领导签发。以学校名义引发的公文，需由校长签发。以本单位名义发文，需经本单位主管签发后，转由分管校领导签发。签发后的公文即成定稿，并据此生效，原则上不得再作修改（需要对文稿进行实质性修改的，应按改文程序办理）。签发人对公文在政治上、内容上、文字上的正确性负责。会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。纸质公文签发应使用黑色或蓝色的钢笔或签字笔，需在公文稿纸上签署意见、姓名和日期，不得盖签字章。

（五）登记编号。学校公文由校办文秘人员统一登记编号。

（六）复核。学校公文正式印制前，由拟稿人和校办文秘人员进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，内容修改是否准确，附件材料是否齐全等。

（七）印制。学校公文由校办负责印制和发布，公文附件如有特殊格式由主办单位按要求提供。

（八）用印。纸质公文由主办单位文秘人员送到校办加盖印章。凡涉及对师生员工奖惩、干部党政职务任免、学校权益等重要公文（包括普发性公文），以及存档的公文和发至校外的公文必须加盖学校印章。

（九）分发。纸质公文分发由主办单位负责。有密级的公文须按保密有关规定分发，重要的和有办理时限的校内公文分发必须签收。寄往校外的公文，可通过机要交换、挂号或特快专递发出，不得使用普通邮递方式发出。

（十）整理归档。公文办理完毕后，应当及时归档。

1.需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

2.两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

3.单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第六章  签  拟

第十五条  校长办公室应制发“文件登记簿”供各部门对内处理公务使用，各部门于每年一月一日起依始号逐序登记使用。各部门字号顺序规定如下：

(一) 校长办公室一本，文号自成校办﹝2020﹞0001号起；

(二) 发展规划办公室一本，文号自成发规字﹝2020﹞0001号起；

(三) 宣传部一本，文号自成宣传字﹝2020﹞0001号起；

(四) 新闻中心一本，文号自成新闻中心字﹝2020﹞0001号起；

(五) 党委办公室一本，文号自成党委字﹝2020﹞0001号起；

(六) 校地合作办公室一本，文号自成校地字﹝2020﹞0001号起；

(七) 教务处一本，文号自成教务字﹝2020﹞0001号起；

(八) 学务处一本，文号自成学务字﹝2020﹞0001号起；

(九) 团委一本，文号自成团委字﹝2020﹞0001号起；

(十) 总务处一本，文号自成总务字﹝2020﹞0001号起；

(十一) 纪委办公室一本，文号自成纪委字﹝2020﹞0001号起；

(十二) 工会一本，文号自成工会字﹝2020﹞0001号起；

(十三) 人事室一本，文号自成人事字﹝2020﹞0001号起；

(十四) 招生就业处一本，文号自成招字﹝2020﹞0001号起；

(十五) 科研处一本，文号自成科研字﹝2020﹞0001号起；

(十六) 会计室一本，文号自成会计室字﹝2020﹞0001号起；

(十七) 图书馆一本，文号自成图字﹝2020﹞0001号起；

(十八) 现代教育技术中心一本，文号自成现教字﹝2020﹞0001号起；

(十九) 评估办一本，文号自成评估字﹝2020﹞0001号起；

(二十) 外事办公室一本，文号自成外事字﹝2020﹞0001号起；

(二十一) 健康中心一本，文号自成健康字﹝2020﹞0001号起；

(二十二) 工商管理学院一本，文号自成工管字﹝2020﹞0001号起；

(二十三) 会计学院一本，文号自成会计学院字﹝2020﹞0001号起；

(二十四) 国贸学院一本，文号自成国贸字﹝2020﹞0001号起；

(二十五) 外语学院一本，文号自成外语字﹝2020﹞0001号起；

(二十六) 信工学院一本，文号自成信工字﹝2020﹞0001号起；

(二十七) 艺术学院一本，文号自成艺术字﹝2020﹞0001号起；

(二十八) 文传学院一本，文号自成文传字﹝2020﹞0001号起；

(二十九) 机械学院一本，文号自成机械字﹝2020﹞0001号起；

(三十) 建工学院一本，文号自成建工字﹝2020﹞0001号起；

(三十一) 通识教育中心一本，文号自成通识字﹝2020﹞0001号起；

(三十二) 思政部一本，文号自成思政字﹝2020﹞0001号起；

(三十三) 体育部一本，文号自成体育字﹝2020﹞0001号起。

各部门之文件登记簿由部门主管指定专人保管，各部门应严密登录文号，避免漏号或重号。

第十九条  各部门主管制发公文拟办文稿或签呈，签注意见应简短具体，交待周详，表达清楚，使会办单位主管及校领导能了解全案始末要点。

第二十条  重要或特殊案件或部门主管不能决定处理办法者，应先签请核示后，再撰发文稿。

第二十一条  如因时间急迫，不及以签先请核示，为争取时效，得签稿并呈。

第二十二条  一般例行性案件，得直接撰拟文稿呈核，不再先签请示。

第二十三条  文稿附件，须随稿呈核，并应依序折叠装订整齐，以便审阅。

第二十四条  凡颁布或修正法令规章，均须在章则名称之下，书明公布或修订之年月日与文号。印制之规格大小，依照本校统一规则，以求整齐。

第二十五条  签呈作业流程如下：

主办单位主办人员签呈意见或办法——在单位文件登记簿上编号——单位主管核稿——会办有关单位——呈校领导核判（呈主办单位校领导核判——呈会办单位校领导核判——呈校长核判——必要时以传真形式呈董事长、执行董事核判）——由校长秘书统一登记后各主办单位领取——依指示办理（有会办单位时须会知校领导指示结果）。

第七章  附  则

第二十六条  本办法经校长核准后实施，修正时亦同。