威尼斯886699会务工作细则
为加强会议管理，规范会务流程，提高办会质量和水平，结合学校实际，制定本细则。
第一条 适用范围
本细则适用于学校重大活动、上级单位或领导莅校接待、友好单位或兄弟院校调研交流、学校领导、单位或教职员工个人邀请的专家、学者及重要人员来访等召开的各类会议。
第二条 会议组织原则
各类会议的组织按照“谁主办谁牵头”“主办负责、协办合作”的原则，明确会议各阶段、各单位的分工和责任。
第三条 会务实施
按照会议流程，将会务工作分为“会前一会中－会后”三个阶段九个环节，主办单位可根据实际情况适当简化环节。
（一）会前准备阶段
1.会议筹备。主办单位应提前拟定会议方案，明确会议议题、会议名称、会议时间、会议地点、主持人、参会人员、会议议程等内容，确认是否需要准备席签、茶水、纸巾、便签、拍照等事项，并报主管校领导同意。如需安排车辆、食宿或其他事项，应事先与总务处进行沟通。
2.会议通知。拟定会议方案后，主办单位应将提前1—2个工作日通知参会人员。如有校外访客参会，须确定联络员并做好联系工作；如会议因故取消或变更的，主办单位应及时通知会务人员和参会人员。
3.会议材料。会议议程、参会人员名单、会议主持词、发言稿等材料由会议主办单位组织落实。
4.会场布置。主办单位负责会场布置。
（1）座次安排
①单向座位安排：以中间位置为首座（1号位），其余人员按照“左为尊”原则，依次一左一右排列次序。例：首座的左手位为2号位、右手位为3号位。
适用场地：图书馆一楼国际报告厅、五楼学术报告厅、成功大会堂、自力楼报告厅等
②双向座位安排：在单向座位安排的基础上，遵循“面门为上”的原则，即面向门口的一排为尊位。
适用场地：第一会议室、成功大会堂三楼会议室等
（2）席签摆放：席签居中放置于座位前桌面的最前方。
（3）纸巾、湿巾摆放：纸巾在上，湿巾在下，两者叠放在席签左侧约4cm处。
（4）矿泉水、茶水摆放：矿泉水摆放于席签右侧约4cm处，标识朝向需统一；茶水摆放在矿泉水右侧约4cm处，杯柄与桌面成45°夹角，其圆心与矿泉水的圆心在一条直线上。
（5）会议纸笔摆放：学校重大会议或有校外访客参会时，需准备纸质文件夹（内含便签纸两张）1份放于座位前正中间，与桌边保持一定间距，且所有座位的间距需一致；准备1支铅笔居中放于文件夹上侧、1支黑色圆珠笔居中放于铅笔上侧，笔尖统一向左。
（6）会议材料摆放：会议材料统一放置于纸质文件夹内，摆放顺序从上到下依次为：议程、参会人员名单、其他材料；如有汇编材料，需整齐放置于纸质文件夹右侧，并与纸质文件夹一起居中摆放至座位前。
（二）会议召开阶段
5.会前检查。主办单位应提前30—60分钟到达会场，全面检查会务准备情况：
（1）检查座椅摆放是否合适；间距是否适中；
（2）检查会场温度是否舒适；
（3）检查会场卫生是否干净整洁，如有绿植，检查绿植是否有枯黄或损坏，绿植是否有遮挡席签现象；
（4）检查照明设施是否完好：
（5）检查投影仪是否清晰，会议主题是否恰当；播放视频或PPT时是否需要调整灯光；
（6）检查音响、话筒是否正常，音量是否适中；
（7）检查窗帘是否统一拉开或闭合；如遇卷帘，拉开后高度是否一致；如遇窗帘为透光纱帘、遮光布帘两层叠加，须闭合透光纱帘，打开遮光布帘；
（8）检查茶水是否准备到位。
6.会议签到。主办单位应视会议需求安排专人负责会议签到，并将出席情况在会前及时告知会议主持人，主持人将到会情况向会议领导汇报后方可开始会议。
7.会议召开。主办单位负责做好会议记录，对会中领导临时交办的事项或需要紧急处理的事务，要及时落实。会议需要安排拍照、摄像的，获取的影像应突出会议主题。与会者在会议期间应遵守会场纪律，提前将手机等电子设备调整至震动或静音状态。
8.会议服务。
（1）会议服务人员应精神饱满，着装得体。
（2）按照“先宾后主”的次序来进行茶水服务，会议正式开始后，根据实际情况，每隔约15—20分钟加一次水。
（3）会议中加水时，服务人员要侧身站在客人右后方，根据会场情况选择倒水方式，多数情况下为左手拿壶，右手拿杯；拿杯子时手臂要保持直进直出，避免茶水溅出，烫伤客人。
（4）拿杯盖时，小拇指与无名指夹住杯盖上方，大拇指、中指、食指捏住杯柄，注意防止杯盖与杯身发生碰撞，发出声响。
（5）茶水倒至七分满，距杯口2.5—3厘米为宜；加水过程中，动作要轻、稳、快。
（三）会议结束阶段
9.会后整理。
（1）会议结束后，收纳并整理会议用品，查看参会人员是否有遗落物品，如有遗落物品，及时转交给相关人员。
（2）用过的茶杯需用清洗工具清洗干净，擦干后放置于消毒柜中进行消毒处理。
（3）如有悬挂条幅，会议结束后需摘下带离会场。
（4）离场时要做好卫生维护，关闭照明、投影、音响、电脑等电子设备，锁好门窗。
第四条 本细则由校长办公室负责解释。
第五条 本细则自印发之日起施行。
